Le Secrétaire entre le moment de l`appel à l`ordre dans le procès-verbal. Que le rapport du Comité de collecte de fonds soit adopté». Son but est moins bien défini que celui d`une réunion. La responsabilité de la planification de la réunion incombe au Président, ainsi qu`au Secrétaire dans les organisations plus petites, et avec le plus haut fonctionnaire des organisations qui emploient du personnel. Si vous avez été invité à faciliter la réunion de quelqu`un d`autre, rencontrer les convotionnaires à l`avance pour le planifier. Pour qu`un Comité soit efficace, il devrait avoir environ sept membres alors qu`une conférence peut avoir 15-20 participants ou plus. Dans la pratique, il est nécessaire de s`assurer que l`avis a atteint à temps. Le but d`un avis de réunion est d`informer les membres du moment et de l`endroit où se tiendra la réunion. Il doit noter tous les détails nécessaires à la juste copie du procès-verbal. Cela doit être pesé contre l`extension du processus démocratique de l`Association au plus grand nombre de membres possible.

La façon dont les réunions sont menées peut avoir un effet majeur sur la perception des membres quant à savoir si leur association est démocratique. Par exemple, une réunion du Comité peut nécessiter un préavis de cinq jours seulement, alors que la période de préavis pour l`AGA pourrait être de trois semaines. L`ordre du jour du Conseil devrait être considéré comme un outil pour faire des affaires de Conseil d`une manière efficace, équitable et productive. Les procédures d`Assemblée générale régissant les sous-comités seraient normalement les mêmes que celles régissant le Comité de gestion. Le Président est responsable de la mise en œuvre de ces suggestions. Cela raccourcit la réunion et permet une discussion plus éclairée. Lorsque le vote par procuration ou par voie postale est autorisé, des formulaires de procuration ou des bulletins de vote doivent également être envoyés pour le moment. C`est une bonne idée de toujours suivre une résolution avec une compréhension claire de la façon dont la résolution sera mise en œuvre, par qui et par quelle date. Ces réunions peuvent contenir des éléments de chacun des quatre exemples ci-dessus. Il est important que le Président garde la procédure aussi simple que possible.

Alternativement, quelqu`un peut souhaiter déplacer un amendement à la motion originale, qui, si le succès crée une deuxième motion. Il est également appelé affaires ou ordre des affaires. Le Président prend la décision, écoute les raisons pour lesquelles le point d`ordre a été soulevé et peut demander une discussion sur l`ordre (pour et contre). Ce rapport devrait inclure un examen des opérations et des projets. Si un employé est appelé à une conférence au-dessus de son niveau de compréhension, il peut se sentir hors de la place. Le procès-verbal d`une réunion est le compte rendu des discussions et des décisions qui y sont formulées. Les résolutions sont contraignantes et doivent être consignées dans le procès-verbal. Le débat précédent est interrompu pendant que le point de l`ordre est discuté. Anderson, M. Certains clubs ont un délai pour la durée d`une réunion (e. En outre, telles sont les exigences du temps sur la plupart des gens que le procès-verbal doit être concis, bouillie vers le bas à l`essentiel.

Exemple de convocation à une réunion avec ordre du jour